Blog

aprilie 14, 2017

Cum să alegeți o agenție de colectare a creanțelor potrivită afacerii voastre

Întâmpinați dificultăți la încasarea facturilor de la clienți? Externalizarea activității de colectare a creanțelor ar putea fi soluția potrivită pentru dumneavoastră.

Indiferent de domeniul în care activați, întotdeauna vor exista clienți care nu își vor achita datoriile. Transmiteți facturi care nu sunt plătite și încercările de a contacta debitorii eșuează? Sau poate tot ce primiți din partea clienților dumneavoastră sunt scuze sau justificări de neplată. Ce e de făcut în această situație?

La un moment dat, majoritatea companiilor apelează la sprijinul unui specialist în colectarea creanțelor. Companiile de colectare sunt specializate în recuperarea creanțelor care au scadența depășită – în mod uzual, cele cu depășire de 90 de zile sau mai mult. Aceste companii se specializează pe diverse modalități de comunicare pentru a ajunge la debitori și a-i convinge să plătească: apeluri telefonice, scrisori și e-mail-uri. În anumite situații, apelează la suport juridic, în cazul în care colectarea amiabilă eșuează. În fiecare an, agențiile de colectare returnează în economia românească sume importante, care altfel ar fi rămas blocate în creanțe neîncasate.

Agențiile de colectare care sunt eficiente în procesul de colectare au în principal o înțelegere foarte bună a tacticilor și strategiilor de aplicat fiecărui debitor, pentru a asigura o eficiență maximă. Aceste companii dețin instrumentele și tehnologia necesare pentru a identifica persoanele care și-au schimbat numărul de telefon sau sediul. Pe lângă eforturile de colectare de bază, unele agenții oferă servicii de management al creanțelor, cum ar fi: imprimarea, transmiterea electronică și prin poștă a facturilor, servicii de notificare scadență, urmărirea încasărilor.

Cu toate că pe piața de colectare există unele agenții cu renume, acest segment de servicii nu beneficiază de cea mai bună reputație. Cauza principală este abordarea lipsită de scrupule, agresivă sau la limita legalității pe care unii recuperatori de creanțe au abordat-o în trecut. Având în vedere însă prevederile legislative existente în prezent în România, cât și interesul constant pentru reglementarea acestui sector, cu siguranță orice agenție de colectare respectabilă se va conforma respectării legii și regulilor de bună conduită în domeniu.

În cazul în care v-ați decis să apelați la serviciile unei agenții de colectare, este important ca mai întâi să faceți o mică cercetare și să identificați ce anume diferențiază o agenție bună față de concurență. De asemenea, este esențial să identificați o agenție experimentată, profesionistă și familiarizată cu domeniul dumneavoastră de activitate. Nu orice agenție de colectare va fi o potrivire bună.

Iată mai jos câteva sfaturi pentru selectarea unei agenții de colectare potrivită pentru necesitățile companiei dumneavoastră:

 

Când apelăm la o agenție de colectare?

Majoritatea companiilor trimit spre colectare facturile cu scadența depășită între 90-120 zile. Dacă așteptați mai mult de atât, șansele de recuperare scad vertiginos. În general, este momentul să vă gândiți la apelarea serviciile unei companii de colectare atunci când:

  • Un client nou nu răspunde la prima încercare a dumneavoastră de a recupera o datorie. Atunci când nu aveți un istoric de colaborare cu un client, sunt șanse mari ca acesta să refuze plata sau să nu fi avut de la început intenția de a plăti
  • Ați agreat un grafic de plăți, dar clientul nu îl respectă. Clienții care în continuare nu achită, chiar dacă le-ați acordat o concesie, probabil nu își vor schimba atitudinea în viitor.
  • Un client refuză integral obligația de plată. Fără intervenția unei agenții de colectare, aceste datorii sunt rareori recuperate
  • Clientul aduce acuzații sau plângeri nefondate în legătură cu produsele sau serviciile dumneavoastră, ca scuză pentru neplată. În majoritatea cazurilor, acestea sunt doar tertipuri pentru a scăpa de obligația de a plăti.

 

Cum selectăm o agenție de colectare?

În România există câteva sute de companii de colectare, fiecare fiind diferită în felul ei. Unele sunt specializate în retail (facturi utilități, credite de consum, etc), în timp ce altele se adresează sectorului business-to-business. Agențiile mai mari adesea se adresează ambelor sectoare. Există agenții care deservesc doar companiile mici și mijlocii, sau doar companiile mari. Pot de asemenea, să aibă o prezență locală sau națională.

În general, este important să apelați la o agenție cu experiență în industria dumneavoastră. Astfel, vă asigurați că agenția este familiarizată cu terminologia, regulile și legislația aferente domeniului în care activați.

Aspecte legale, de integritate și standarde

Atunci când selectați o agenție de colectare, integritatea și reputația sunt printre cele mai importante aspecte. Nu alegeți niciodată o companie cu standarde îndoielnice, chiar dacă aceasta vă dovedește că are rezultate și a avut succes în recuperare. Dezvoltarea unei reputații negative, prin abordarea unor practici abuzive sau de hărțuire a debitorilor, vă poate afecta reputația, cât și relațiile cu clienții existenți și potențiali. Pe lângă acest aspect, ar trebui să fiți atenți la numărul de procese în instanță pe care le are o agenție sau la promisiunile nerealiste legate de rata de succes – în general maxim două treimi din creanțe se colectează în cadrul procesului de colectare, adeseori procentajul fiind chiar mai mic.

Costurile colectării

Există mulți factori care pot influența tarifele aplicate de o agenție de colectare, cuprinzând în principal: mărimea portofoliului de creanțe, acțiunile necesare pentru colectare, vechimea datoriilor, experiența agenției. Majoritatea agențiilor au o structură diferențiată a costurilor în funcție de sumă și vechime, iar majoritatea percep doar un comision de succes în momentul recuperării sumelor.

Multe persoane confundă agențiile de colectare cu companiile care cumpără creanțe. Agențiile de colectare sunt plătite cu un procent din suma pe care o recuperează, dar acestea nu dețin creanța. În momentul colectării sumei, acestea transferă către dumneavoastră suma colectată, mai puțin comisionul aferent. Companiile care cumpără creanțe, pe de altă parte, achiziționează creanțele la o valoare mai mică decât cea nominală și păstrează integral sumele colectate.

Sumele percepute ca și procentaj din valoarea recuperată sunt cunoscute ca și costuri de colectare. Acestea pot varia de la 2-3% pentru sume mari cu întârzieri mici și pot ajunge la 25-35% pentru sumele cu întârzieri mari (peste un an).

Ceea ce multe companii nu realizează este că aceste comisioane pot fi negociate. În special, dacă aveți de colectat o sumă consistentă, puteți negocia un comision mai mic. De asemenea, având în vedere că există numeroși concurenți în piață, ar trebui să faceți o comparație a tarifelor de la mai multe companii. Țineți cont însă de faptul că cel mai mic comision nu vă garantează și cel mai bun rezultat.

Deși mai rar, o agenție de colectare ar putea sa perceapă un comision fix pentru serviciile oferite. Acest lucru se aplică în general pentru datoriile de până la 90 de zile pentru servicii denumite pre-colectare.

Tehnologia utilizată și pregătirea personalului

Cele mai performante agenții de colectare dețin instrumentele și resursele necesare pentru a asigura cele mai bune rate de recuperare: infrastructură, parteneriate cu alte agenții și cabinete de avocatură, personal experimentat și bine pregătit.

Tehnologia de avut în vedere cuprinde:

  • Servicii de “Skip Tracing”, care presupun localizarea debitorilor greu de găsit. În general se utilizează baze de date care permit agențiilor de colectare să identifice debitorii care și-au schimbat adresa.
  • Tehnologii digitale, care completează clasicele apeluri telefonice și scrisori prin poștă, permițând clienților să negocieze plățile și disputele online. Acest lucru este potrivit debitorilor mai tineri și persoanelor cărora nu le este confortabil să discute aceste probleme la telefon.
  • Fluxuri automatizate customizabile, ce permit adaptarea procesului de colectare pe profilul fiecărui debitor. Adaptarea fluxurilor permite companiilor de colectare să personalizeze fiecare caz conform specificului respectiv dosar de recuperare. Adesea, comunicarea electronica, prin e-mail, este prima formă de comunicare, mai degrabă decât trimiterea unei scrisori formale.
  • Accesul online în sistemul de colectare, care vă permite să monitorizați statusul dosarelor dumneavoastră și să comunicați cu agenția de colectare. Acest lucru este util în special în cazul în care aveți mai multe dosare de recuperare alocate unei agenții. Astfel, puteți vedea în mod transparent stadiul la zi al dosarelor de recuperare, fără a fi nevoie să telefonați sau să așteptați raportările periodice.
  • Pregătirea personalului agenției de colectare este de asemenea crucială. Veți dori să selectați o companie a cărei angajați sunt buni negociatori, cu experiență în domeniu. Discutați direct cu persoana care vă va prelua dosarul pentru o mai bună evaluare a capacităților acesteia.

A decide dacă și când veți apela la o agenție de colectare este, bineînțeles, o alegere personală. Dar odată ce devine clar că ați epuizat toate opțiunile pe care le aveți la dispoziție, fără a avea vreun rezultat, este recomandabil să lăsați datoria în grija unei agenții specializate. Este mai bine să recuperați chiar și o parte mai mica din datorie, decât deloc.

Managementul creanțelor , , , , , , ,
About Straetus Romania

Leave a Reply

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *